Consejos de Cómo Aprovechar al Máximo tu Software de Contabilidad
Utilizar un software de contabilidad es más sencillo de lo que parece, ya que muchos de estos programas están alojados en la nube, así que es posible ingresar a dichos sistemas y usarlos en donde quiera que estés. La gran mayoría de estos software están pensados para los negocios, por lo que no se necesita ubicar a un contador para utilizarlos.
Sin embargo, si uno de estos software incluye muchas funciones avanzadas, puede ser complicado usarlo. Algunas personas se conforman con saber cómo crear una factura, manejar la nómina y calcular estimados de precios, pero se puede hacer mucho más.
En general, un software de contabilidad tiene la capacidad de realizar otras cosas aparte de automatizar tareas básicas. Permite tener una visión general de la empresa, incluyendo el rendimiento económico y las proyecciones a futuro.
Algunas de las tareas que puede realizar son:
Replantear la forma en la que se trabaja con el contador
Como se dijo antes, un software dedicado a la contabilidad automatiza labores que generalmente realizan los contadores. Por ejemplo, uno de estos sistemas podría calcular el impuesto a pagar, en vez de tener que consultarle a un contador.
Si no ves una diferencia clara entre lo que hace tu contador y tu software de contabilidad, puede que le estés pagando por realizar un trabajo que ya hace el sistema. Sin embargo, estos software no pueden reemplazar a los profesionales de la contabilidad, lo único que podrían hacer es bajar un poco las tarifas que debas pagar por llevar la contabilidad, al solicitar menos servicios.
Anticiparse a los riesgos
Aunque no es agradable enterarse de los problemas que puedan suceder, es importante estar advertido ante lo que podría pasar. Un software de contabilidad ayuda a identificar pequeños inconvenientes, antes de que se conviertan en problemas graves.
Por ejemplo, si hay pagos retrasados o se tienen fechas límites para cumplir con ciertos honorarios, esto puede afectar al flujo de caja. Un sistema de contabilidad puede hacerle seguimiento a los pagos, identificar facturas vencidas y notar si algunos clientes se están retrasando mucho con lo que deben.
También se pueden utilizar los informes o reportes para notar cualquier tendencia negativa que se extienda a lo largo del tiempo, como cuando un cliente solicita menos servicios o productos que antes.
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Le brinda acceso a otros colegas
Si bien puede ser delicado permitir que otras personas revisen con detalle los ingresos o egresos del mes, existe la posibilidad de establecer diferentes tipos de acceso a los colegas. A un empleado se le podría dejar que acceda a cierta información limitada, mientras que el gerente puede ver un poco más.
Igualmente si existe un personal de venta, ellos podrían observar los detalles de un cliente para realizar mejor su trabajo. La posibilidad de editar o no la información en pantalla depende de lo que decida la gerencia, debido a que está estrechamente relacionado con la autoridad que tenga cada trabajador.
Hacer pruebas con proyecciones y presupuestos
Estas son de las funciones más útiles que se pueden encontrar en los software de contabilidad, debido a que se podrían realizar varias pruebas para analizar que pasaría con el negocio, de proceder con cierta dirección. Por ejemplo: se puede evaluar que ocurriría si cierto cliente se va con la competencia.
También sirve para analizar si vale la pena contratar a nuevo personal. Los presupuestos son esenciales al momento de planificar los gastos porque ayudan a asignar diferentes recursos a distintas áreas.
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